Einzelunternehmen

Wer in Deutschland allein anfängt, landet fast immer beim Einzelunternehmen. Nicht, weil es die beste Rechtsform wäre, sondern weil es die Rechtsform ist, in der man sich befindet, wenn man nichts anderes tut. Es gibt keinen Gründungsakt. Du nimmst eine selbstständige Tätigkeit auf, zeigst sie an, und damit bist du Einzelunternehmer.

Das ist der Grund, warum berufserfahrene Solopreneure die Frage nach der Rechtsform so spät stellen. Sie wirkt formal, und formale Fragen schiebt man vor sich her. In der Sache ist sie eine Risikofrage, und die stellt sich am besten, bevor der erste Kunde da ist.

Die verbreitete Lesart lautet: Das Einzelunternehmen ist etwas für Kleine, und wer es ernst meint, gründet eine GmbH. Das greift zu kurz. Die Rechtsform sagt nichts über die Ernsthaftigkeit aus. Sie sagt etwas darüber, wie viel Schaden dein Angebot anrichten kann und wie viel Gewinn im Unternehmen bleiben soll — zwei Fragen, die mit Größe nur lose zusammenhängen.

Was ein Einzelunternehmen ist

Ein Einzelunternehmen ist keine eigene Rechtsperson. Es gibt nur dich. Das Unternehmen ist deine Tätigkeit, das Vermögen ist dein Vermögen, die Schulden sind deine Schulden. Juristisch bist du eine natürliche Person, die unternehmerisch handelt — mehr nicht.

Diese Einfachheit ist zugleich der ganze Punkt und die ganze Schwäche. Kein Stammkapital, kein Notar, kein Gesellschaftsvertrag, kein Handelsregister, solange du kein Kaufmann im Sinne des HGB bist. Dafür auch keine Schutzmauer zwischen dem, was du verdienst, und dem, was du besitzt.

Die zwei Spielarten, die ständig verwechselt werden

Innerhalb des Einzelunternehmens gibt es zwei Wege, und sie unterscheiden sich stärker voneinander als viele denken.

Der Gewerbetreibende meldet beim Gewerbeamt an, zahlt eine Gebühr zwischen 15 und 65 Euro je nach Kommune, wird Pflichtmitglied der IHK und zahlt ab einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro Gewerbesteuer.

Der Freiberufler nach § 18 EStG meldet kein Gewerbe an. Er meldet sich direkt beim Finanzamt, zahlt keine Gewerbesteuer, ist nicht IHK-pflichtig und rechnet dauerhaft per Einnahmenüberschussrechnung ab, unabhängig von der Höhe seines Gewinns.

Beide sind Einzelunternehmer. Welcher der beiden du bist, entscheidet nicht deine Selbsteinschätzung, sondern das Finanzamt anhand deiner Tätigkeit. Und die Einordnung fällt bei Wissensarbeit oft knapper aus, als einem lieb ist: Wer berät, ist häufig freiberuflich; wer dieselbe Erfahrung als fertiges Produkt verkauft, meist gewerblich.

Kleingewerbe: dieselbe Rechtsform, kleinerer Zuschnitt

Kleingewerbetreibende sind Gewerbetreibende, deren Betrieb keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Sie sind nicht im Handelsregister eingetragen, unterliegen nicht dem HGB und rechnen per Einnahmenüberschussrechnung ab. Rechtsform ist auch hier das Einzelunternehmen — „Kleingewerbe“ beschreibt nur die Größenordnung, nicht die Form. Für nahezu jeden Solopreneur, der neben dem Beruf aufbaut, ist genau das der Ausgangspunkt.

Einzelunternehmen und Einzelkaufmann sind nicht dasselbe

Trägst du dich freiwillig ins Handelsregister ein oder überschreitest du die Schwelle zum kaufmännischen Geschäftsbetrieb, wirst du eingetragener Kaufmann, kurz e. K. Damit gilt das HGB, wie für alle Kaufleute: Bilanzierungspflicht statt Einnahmenüberschussrechnung, dafür ein frei wählbarer Firmenname. Für Wissensarbeit ohne Lager und ohne Warenverkehr ist die Eintragung ins Handelsregister selten sinnvoll — sie kostet Notar- und Registergebühren und bringt vor allem einen schöneren Briefkopf.

Wie ein Einzelunternehmen entsteht

Es gibt drei Schritte, und keiner davon dauert lang.

Schritt eins: die Anzeige

Gewerbetreibende füllen den bundesweit einheitlichen Vordruck GewA 1 aus, in vielen Kommunen inzwischen online. Freiberufler überspringen diesen Schritt vollständig. Ein Feld verdient Aufmerksamkeit: die Beschreibung der Tätigkeit. Schreib sie breiter, als du heute arbeitest. „Unternehmensberatung“ ist enger als „Beratung, Schulung und digitale Produkte“, und eine spätere Ummeldung kostet noch einmal Gebühr und Zeit.

Schritt zwei: der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Er läuft über ELSTER und ist der eigentlich wichtige Teil, weil dort die Weichen für Kleinunternehmerregelung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Steuervorauszahlungen gestellt werden. Plane dafür eine Stunde ein, nicht zehn Minuten. Besonders die Schätzung des Gewinns im ersten Jahr wirkt harmlos und bestimmt später deine Vorauszahlungen.

Schritt drei: die Steuernummer

Sie kommt in der Regel nach zwei bis sechs Wochen. Vorher darfst du arbeiten, aber keine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis schreiben. Wer in dieser Zeit schon liefert, schreibt die Rechnung nach Erhalt der Nummer nach.

Kosten insgesamt: die Gewerbeanmeldung, sonst nichts. Wer eine dreistellige Summe für eine Gründungsberatung ausgibt, kauft in dieser Rechtsform vor allem Beruhigung.

Ein Businessplan ist für die Gründung eines Einzelunternehmens nicht vorgeschrieben. Verlangt wird er erst, wenn Fremdkapital oder Förderung ins Spiel kommen. Trotzdem lohnen sich zwei Seiten für dich selbst: Wer seine Geschäftsidee nicht in fünf Sätzen aufschreiben kann, hat sie meist noch nicht.

Die Vorteile eines Einzelunternehmens

Der Start kostet nichts und dauert Tage

Kein Mindestkapital, kein Stammkapital, kein Notartermin, kein Handelsregistereintrag. Zwischen Entscheidung und erster Rechnung liegen im Regelfall zwei Wochen. Bei einer UG oder GmbH sind es eher sechs bis zehn.

Die Buchführung bleibt schlank

Bis zu 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr reicht die Einnahmenüberschussrechnung: Einnahmen minus Ausgaben, fertig. Keine doppelte Buchführung, keine Bilanz, keine Inventur. Freiberufler bleiben unabhängig von diesen Grenzen dauerhaft bei der EÜR.

Du entscheidest allein

Keine Gesellschafterversammlung, kein Beschluss, keine Abstimmung. Was du willst, geschieht. Für Solopreneure ist das kein Detail, sondern der Hauptgrund, warum diese Form überhaupt trägt — sie kostet keine Zeit, und Zeit ist beim Aufbau neben einem Hauptjob die knappste Ressource.

Der Gewinn gehört dir sofort

Es gibt keine Ausschüttung, keine Kapitalertragsteuer, keinen Geschäftsführervertrag. Was übrig bleibt, ist deins. Du entnimmst es, wann du willst, und versteuerst es mit deinem persönlichen Einkommensteuersatz.

Verluste wirken sofort

Der oft übersehene Vorteil beim Aufbau neben dem Hauptjob: Anlaufverluste aus deiner Selbstständigkeit verrechnest du im selben Jahr mit deinem Arbeitslohn. Das senkt deine Steuerlast genau in der Phase, in der du investierst und noch nichts verdienst. In einer Kapitalgesellschaft bleibt der Verlust dort liegen, wo er entstanden ist.

Die Nachteile eines Einzelunternehmens

Die unbeschränkte Haftung ist der eigentliche Punkt

Du haftest mit deinem gesamten Privatvermögen. Ersparnisse, Wertpapiere, das Auto, im Ernstfall die selbstgenutzte Immobilie. Es gibt keine Obergrenze und keine Trennung.

Ich halte das für den einzigen Aspekt, der bei dieser Entscheidung wirklich zählt. Alles andere — Kosten, Aufwand, Ansehen — lässt sich später korrigieren. Ein Haftungsfall lässt sich nicht rückwirkend in eine GmbH verschieben.

Der Steuersatz steigt mit dem Erfolg

Der Gewinn wird voll mit deinem persönlichen Satz versteuert, im Spitzenbereich 42 Prozent plus Solidaritätszuschlag. Ab einem Gewinn von grob 60.000 bis 80.000 Euro im Jahr wird eine Kapitalgesellschaft rechnerisch interessant, weil sich dort Gewinn im Unternehmen belassen und mit rund 30 Prozent versteuern lässt, statt ihn sofort voll zu entnehmen.

Das Unternehmen lässt sich schlecht abgeben

Ein Einzelunternehmen kann man nicht als Anteil verkaufen, weil es keine Anteile gibt. Verkauft wird ein Bündel aus Kundenstamm, Marke und Verträgen — und das nur, wenn der Wert nicht ausschließlich an deiner Person hängt. Wer unter eigenem Namen auftritt, baut genau diese Abhängigkeit mit auf.

Der Name bleibt eng

Ohne Handelsregistereintrag musst du im Geschäftsverkehr mit Vor- und Nachnamen auftreten. Eine Geschäftsbezeichnung darf danebenstehen, ersetzt den Namen aber nicht. Auf Rechnungen, im Impressum und in Verträgen steht dein Name.

Steuern und Pflichten im Einzelunternehmen

Einkommensteuer

Der Gewinn ist dein Einkommen. Er fließt in die Einkommensteuererklärung und wird mit deinem persönlichen Satz besteuert, zusammen mit dem Arbeitslohn aus dem Hauptjob. Genau deshalb steigt die Belastung schneller als erwartet: Der erste Euro Gewinn wird nicht mit dem Eingangssatz besteuert, sondern mit dem Satz, der auf dein bisheriges Einkommen folgt.

Gewerbesteuer

Sie betrifft nur Gewerbetreibende. Der Freibetrag liegt bei 24.500 Euro Gewerbeertrag im Jahr; darunter fällt keine an. Was darüber liegt, wird über den Hebesatz der Kommune berechnet und in weiten Teilen auf die Einkommensteuer angerechnet. Die tatsächliche Mehrbelastung ist in vielen Gemeinden kleiner als der Schreck beim ersten Bescheid.

Umsatzsteuer

Regelfall sind 19 Prozent, ausgewiesen auf jeder Rechnung, abgeführt über die Voranmeldung. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine aus und zieht im Gegenzug keine Vorsteuer. Bei digitalen Produkten an Privatkunden im EU-Ausland kommt der Sitz des Kunden ins Spiel — dort gilt der Steuersatz seines Landes, abgewickelt über das OSS-Verfahren.

Aufzeichnung und Aufbewahrung

Belege, Kontoauszüge und Rechnungen gehören zehn Jahre aufbewahrt, Rechnungen an Privatkunden bei Bauleistungen ebenso. Eine einfache Ordnerstruktur nach Jahr und Monat reicht; ein Buchhaltungswerkzeug ist praktisch, aber nicht vorgeschrieben.

Wie viel darf ich als Einzelunternehmer verdienen?

Es gibt keine Obergrenze. Als Einzelunternehmer darfst du unbegrenzt verdienen — die Rechtsform kennt keinen Deckel, weder beim Umsatz noch beim Gewinn. Was mit steigenden Zahlen wächst, sind nicht Verbote, sondern Pflichten.

Drei Schwellen sind es, die dich betreffen:

25.000 Euro Umsatz im Vorjahr beenden die Kleinunternehmerregelung. Ab dann weist du Umsatzsteuer aus und meldest sie voran.

24.500 Euro Gewerbeertrag sind der Freibetrag bei der Gewerbesteuer. Nur der Teil darüber wird belastet, und auch der wird weitgehend auf die Einkommensteuer angerechnet. Freiberufler sind davon gar nicht betroffen.

800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr lösen für Gewerbetreibende die Buchführungspflicht aus: doppelte Buchführung und Bilanz statt EÜR. Freiberufler bleiben unabhängig von der Höhe bei der Einnahmenüberschussrechnung.

Wer neben einem Hauptjob aufbaut, sollte eine vierte Zahl im Blick behalten, die nichts mit dem Steuerrecht zu tun hat: die Grenze, ab der dein Arbeitgeber die Nebentätigkeit als Konkurrenz oder als Beeinträchtigung deiner Arbeitsleistung wertet. Sie steht in keinem Gesetz, sondern in deinem Arbeitsvertrag.

Einzelunternehmen konkret bei dir

Nimm eine Referenzfigur: eine Fachkraft mit zwanzig Jahren Berufserfahrung, die neben dem Hauptjob Beratungsleistungen und später digitale Produkte anbietet. Kein Warenlager, keine Angestellten, keine Investitionen jenseits von Software.

Für diesen Zuschnitt ist das Einzelunternehmen fast immer richtig, und zwar aus einem einzigen Grund: Der maximale Schaden ist begrenzt. Wer Wissen verkauft, verursacht selten Sachschäden in existenzieller Höhe. Der Fehlerfall ist ein schlechter Rat, und dagegen hilft eine Berufshaftpflicht mit einer Deckungssumme im niedrigen siebenstelligen Bereich für rund 300 bis 800 Euro im Jahr.

Die Rechnung dreht sich, sobald drei Dinge dazukommen: Verträge mit Haftungsrisiken jenseits der Versicherungssumme, Mitarbeiter, oder ein Gewinn, der dauerhaft über der Grenze liegt, ab der eine Kapitalgesellschaft steuerlich trägt. Vorher ist der Wechsel Aufwand ohne Gegenwert.

Einzelunternehmen und Kleinunternehmerregelung

Beides wird ständig in einen Topf geworfen, hat aber nichts miteinander zu tun. Das Einzelunternehmen ist eine Rechtsform. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine Wahl im Umsatzsteuerrecht, die dir bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr erlaubt, keine Umsatzsteuer auszuweisen.

Du kannst Einzelunternehmer mit voller Umsatzsteuerpflicht sein, du kannst Kleinunternehmer in einer GbR sein. Der Zusammenhang ist rein statistisch: Wer allein anfängt, ist meist beides.

Für Solopreneure mit Geschäftskunden lohnt der Verzicht auf die Regelung häufiger als gedacht. Firmenkunden zieht die Umsatzsteuer als Vorsteuer ab, für sie ist dein Preis netto derselbe — du dagegen holst dir die Vorsteuer aus Software, Technik und Weiterbildung zurück.

Einzelunternehmen im Vergleich zu den anderen Rechtsformen

Für Solopreneure kommen realistisch vier Rechtsformen infrage. Der Vergleich zeigt, warum die Wahl seltener eine Frage der Größe ist als eine Frage der Haftung.

Die Zeile, auf die es ankommt, ist die dritte. Alle anderen Unterschiede sind Aufwand und Geld, und beides lässt sich einplanen. Die Haftung nicht.

Warum diese Rechtsform für dich relevant ist

Die Rechtsform ist eine der wenigen Entscheidungen am Anfang, die man später teuer korrigiert. Nicht weil der Wechsel kompliziert wäre — von Einzelunternehmen zu GmbH ist er es nicht besonders —, sondern weil die Haftung rückwirkend nicht verschwindet. Was du als Einzelunternehmer verursacht hast, bleibt bei dir, auch wenn danach eine GmbH auf dem Briefkopf steht.

Deshalb gehört die Frage an den Anfang, aber nicht an die erste Stelle. Vor der Rechtsform steht, was du überhaupt anbietest und für wen. Wer die Rechtsform klärt, bevor das Angebot steht, optimiert eine Hülle um einen leeren Raum.

Wo das Einzelunternehmen an seine Grenze kommt

Drei Situationen sprechen klar dagegen.

Ein zweiter Mensch steigt ein

Sobald jemand mitverdient und mitentscheidet, entsteht automatisch eine GbR — auch ohne Vertrag, auch ohne Absicht. Und in der GbR haftest du zusätzlich für das, was der andere tut. Spätestens dann gehört etwas Schriftliches auf den Tisch.

Das Angebot kann größeren Schaden verursachen

Software, die in Produktionsprozesse eingreift, Beratung mit unmittelbarer finanzieller Wirkung, alles Körperbezogene. Hier stößt eine Versicherung an ihre Grenzen, weil sich der Schaden nicht sinnvoll deckeln lässt.

Der Gewinn bleibt hoch und wird nicht entnommen

Wer thesaurieren will, um zu investieren, zahlt im Einzelunternehmen erst den vollen persönlichen Satz und investiert danach. In der Kapitalgesellschaft bleibt der Gewinn zunächst dort und wird niedriger besteuert. Das ist der Punkt, an dem der Wechsel Geld spart statt nur Nerven zu kosten.

Der nächste Schritt

Beantworte eine einzige Frage schriftlich, in zwei Sätzen: Was ist der größte Schaden, den mein Angebot bei einem Kunden anrichten kann, und was würde er kosten?

Liegt die Antwort unterhalb der Deckungssumme einer Berufshaftpflicht, ist das Einzelunternehmen die richtige Form, und die Frage ist für die nächsten zwei Jahre erledigt. Liegt sie darüber, ist der Termin bei einer Steuerberaterin keine Formalie mehr, sondern der nächste Schritt.