EÜR (Einnahmenüberschussrechnung)

Wer sie nutzen darf

Zwei Bedingungen. Keine Buchführungspflicht aus anderen Gründen, und du bleibst unter den Schwellen, die das Gesetz für Umsatz und Gewinn zieht und die für Freiberufler ohnehin nicht gelten.

Die Schwellen stehen in § 141 der Abgabenordnung. Seit den Wirtschaftsjahren ab 2024 liegen sie bei 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn im Jahr. Reißt du eine von beiden, teilt dir das Finanzamt die Buchführungspflicht mit, und sie gilt ab dem Jahr nach dieser Mitteilung.

Freiberufler stehen besser da. Sie dürfen die EÜR unabhängig von der Höhe ihrer Einnahmen nutzen, weil die Schwellen aus § 141 AO für sie nicht gelten (der Katalog steht in § 18 EStG). Der Eintrag einer Kapitalgesellschaft führt dagegen immer zur Bilanz.

Das Zu- und Abflussprinzip

Hier liegt der Unterschied zur Bilanz. Nach § 11 EStG zählt der Tag, an dem Geld auf deinem Konto ankommt oder es verlässt. Nicht das Datum auf der Rechnung.

Ein Beispiel: Du schreibst am 20. Dezember eine Rechnung über 1.200 €. Der Kunde zahlt am 8. Januar. Damit gehört der Betrag in die EÜR des neuen Jahres, und dein Dezembergewinn sieht kleiner aus, als deine Auftragslage im Dezember tatsächlich war, was jedes Jahr aufs Neue für Kopfschütteln sorgt, wenn du deine Zahlen mit dem vergleichst, was du gearbeitet hast.

Eine Ausnahme kennt das Gesetz. Regelmäßig wiederkehrende Beträge innerhalb von 10 Tagen um den Jahreswechsel werden dem Jahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Die Miete für Januar, die du am 30. Dezember überweist, ist damit eine Ausgabe des neuen Jahres.

Diese 10-Tage-Regel ist eng gefasst. Sie greift nur bei wiederkehrenden Beträgen, und Fälligkeit wie Zahlung müssen beide in den Zeitraum fallen, weshalb eine einmalige Rechnung über 4.000 €, die du am 3. Januar begleichst, in jedem Fall zum neuen Jahr gehört, auch wenn dir das steuerlich gerade gar nicht in den Kram passt.

Was in die Anlage EÜR gehört

Die EÜR gibst du nicht formlos ab. Sie läuft über die amtliche Anlage EÜR und muss elektronisch ans Finanzamt, in aller Regel über Mein ELSTER.

• Betriebseinnahmen. Alles, was du für deine Leistung bekommst, ohne Umsatzsteuer, wenn du sie ausweist.
• Betriebsausgaben. Was betrieblich veranlasst ist, sortiert nach den Zeilen des Formulars.
• Abschreibungen. Anschaffungen über 800 € netto verteilst du über die Nutzungsdauer, statt sie sofort abzuziehen.
• Umsatzsteuer. Vereinnahmte und gezahlte Beträge sind eigene Zeilen, sofern du kein Kleinunternehmer bist.

Belege reichst du nicht mit ein. Aufbewahren musst du sie trotzdem, 10 Jahre lang. Und zwar vollständig.

Was die EÜR mit der Kleinunternehmerregelung zu tun hat

Zwei verschiedene Dinge, die oft verwechselt werden. Die EÜR betrifft die Gewinnermittlung, die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft die Umsatzsteuer.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten dort 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr. Bleibst du darunter, weist du keine Umsatzsteuer aus und ziehst keine Vorsteuer. Zwei Formulare weniger.

Beides zusammen ergibt für Nebenberufler die schlichteste Form, die das deutsche Steuerrecht zu bieten hat: eine Gegenüberstellung von Zuflüssen und Abflüssen, keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen, kein Vorsteuerabzug, und am Ende des Jahres genau ein Formular, das du elektronisch übermittelst. Mehr ist es nicht.

Abschreibung: Wirtschaftsgüter im Anlagevermögen

Eine Ausnahme vom Abflussprinzip betrifft dein Anlagevermögen. Kaufst du ein abnutzbares Wirtschaftsgut, etwa einen Rechner, ziehst du die Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht im Kaufjahr ab, sondern über die Nutzungsdauer verteilt. Diese Absetzung für Abnutzung heißt kurz AfA und läuft je nach Gegenstand über drei bis dreizehn Jahre, wobei die amtlichen Tabellen des Bundesministeriums der Finanzen vorgeben, welche Nutzungsdauer für welches Gut anzusetzen ist.

Bis 800 € netto gilt ein geringwertiges Wirtschaftsgut als sofort abziehbar. Alles wie gewohnt. Darüber führst du ein Anlagenverzeichnis, das der Anlage EÜR beiliegt. Ein Darlehen wirkt übrigens weder als Einnahme noch als Ausgabe, weil du das Geld nur geliehen hast und zurückzahlen musst; gewinnmindernd sind allein die Zinsen.

Aufzeichnungspflichten und Buchhaltung

Eine doppelte Buchführung brauchst du nicht, ganz ohne Aufzeichnungen geht es trotzdem nicht. Verlangt ist eine nachvollziehbare Belegsammlung, geordnet nach Datum, und daneben gesondert festgehalten, was du für Bewirtung, Geschenke und Fahrten ausgibst, weil das Finanzamt diese Posten einzeln sehen will und sie im Zweifel sonst streicht.

Willst du deine EÜR erstellen, ohne im Januar zwölf Monate nachzuarbeiten, hältst du deine Finanzen laufend sauber. Für die Praxis heißt das: ein Ordner oder ein Ablageordner auf dem Rechner, monatlich befüllt. Buchhaltungsprogramme und EÜR-Software nehmen dir das Sortieren ab und lesen das Onlinebanking mit ein. Nötig werden sie erst ab ein paar Dutzend Belegen im Monat. Vorher genügt eine Tabelle.

EÜR, Einkommensteuererklärung und Umsatzsteuererklärung

Die EÜR steht nicht allein. Sie ist die Gewinnermittlung für Selbstständige und wandert als Anlage in deine Einkommensteuererklärung; der ermittelte Gewinn oder Verlust landet dort in der Anlage S oder G und wird zu deinem steuerpflichtigen Gewinn. Übermittelt wird auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck über Elster, also weder als selbst gebaute Tabelle noch auf Papier, was jedes Jahr eine Handvoll Gründer überrascht, die ihre Aufstellung längst fertig im Tabellenprogramm liegen haben; nur zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt nach § 60 Abs. 4 EStDV auf die elektronische Übermittlung verzichten.

Weist du Umsatzsteuer aus, kommt die Umsatzsteuererklärung dazu, und zwar als eigene Erklärung neben der Einkommensteuer, was den Aufwand im ersten Jahr spürbar erhöht und einer der Gründe ist, warum viele Nebenberufler zunächst bei der Kleinunternehmerregelung bleiben. In der EÜR erscheinen dann die vereinnahmte Umsatzsteuer, die gezahlte Vorsteuer und die vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer als eigene Zeilen. Bei mehreren Steuersätzen trennst du sie.

Der nächste Schritt

Leg heute ein zweites Konto an, das nur für deine Einnahmen und Ausgaben aus dem Nebengeschäft läuft. Es muss kein Geschäftskonto sein. Der Kontoauszug ist am Jahresende deine EÜR in Rohform. Denn du sparst dir damit das Heraussuchen einzelner Buchungen aus dem privaten Zahlungsverkehr.