Du hast dein erstes Angebot verkauft. 800 Euro, ein Kunde, und jetzt sitzt du vor einem leeren Rechnungsdokument und weißt nicht, ob 19 Prozent draufkommen oder nicht. An dieser Stelle taucht § 19 UStG auf, und zwar bei fast jedem Solopreneur, der nebenher oder frisch selbstständig anfängt.
Die Antwort hängt an 2 Zahlen und an einem Kreuz im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Beides hast du schneller geklärt, als du denkst. Aber die Folgen begleiten dich mehrere Jahre, und seit dem 1. Januar 2025 gelten andere Werte als in den Ratgebern, die noch von 22.000 Euro sprechen. Suchst du heute nach der Umsatzgrenze, landest du schnell auf Seiten, die seit dem Jahressteuergesetz 2024 niemand mehr angefasst hat, und das kostet dich im Zweifel eine Nachzahlung, die niemand eingeplant hatte.
Was die Kleinunternehmerregelung ist
Die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz stellt deine Umsätze von der Umsatzsteuer frei, solange dein Umsatz klein bleibt. § 19 UStG ist eine Vereinfachungsregelung. Du schlägst auf deine Preise nichts auf. Du musst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, und die Umsatzsteuervoranmeldung entfällt. Dafür darfst du die Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen nicht abziehen.
Seit 2025 steht im Gesetz ein anderes Wort als früher. Deine Umsätze sind steuerfrei. Vorher wurde die Steuer nur nicht erhoben. Das klingt nach Wortklauberei und wirkt sich aus, etwa beim Vorsteuerabzug (§ 15 Absatz 2 UStG).
Wer ist Kleinunternehmer? Jeder Unternehmer, der die beiden Umsatzgrenzen einhält, gilt automatisch als Kleinunternehmer. Einen Antrag gibt es nicht. Kleinunternehmer bist du dabei nicht als Betrieb, sondern als Person. Hast du 2 Standbeine, zählt das Finanzamt beide zusammen.
Die beiden Umsatzgrenzen seit dem 1. Januar 2025
Zwei Zahlen entscheiden über alles Weitere. Du darfst die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn du im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von nicht mehr als 25.000 Euro hattest und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitest. Beide müssen halten. Reißt eine davon, ist die Kleinunternehmerregelung weg.
Die 25.000 Euro schaust du rückwärts an. Was ist im Kalenderjahr davor tatsächlich eingegangen? Hast du 24.000 Euro erzielt, hast du die Umsatzgrenze von 25.000 Euro nicht überschritten und bleibst drin. Die 100.000 Euro sind eine harte Obergrenze für das Jahr, in dem du gerade steckst. Keine Prognose mehr, keine Schätzung zu Jahresbeginn, sondern ein Wert, der hält oder eben nicht. Und im Jahr deiner Gründung gilt allein die Grenze von 25.000 Euro, ohne Hochrechnung auf 12 Monate.
| Größe | Wert | Was daran hängt |
|---|---|---|
| Gesamtumsatz im Vorjahr | höchstens 25.000 Euro | Darüber bist du im Folgejahr ab dem 1. Januar regelbesteuert, vom ersten Euro an |
| Gesamtumsatz im laufenden Jahr | höchstens 100.000 Euro | Darüber endet die Steuerbefreiung sofort, mitten im Jahr |
| Gründungsjahr | höchstens 25.000 Euro | Keine Hochrechnung auf 12 Monate, kein Prognosewert |
| Werte bis 31. Dezember 2024 | 22.000 und 50.000 Euro | Stehen noch in vielen älteren Texten, gelten für dich nicht mehr |
| Verzicht nach § 19 Absatz 3 UStG | mindestens 5 Kalenderjahre | So lange bist du an die Regelbesteuerung gebunden |
Bis Ende 2024 war bei mehr als 22.000 Euro im Vorjahr oder mehr als 50.000 Euro im laufenden Jahr Schluss. Ab 2025 gelten die höheren Werte. Gezählt wird nach dem, was tatsächlich bei dir angekommen ist (§ 19 Absatz 2 UStG).
Verkaufst du dein altes Notebook aus dem Anlagevermögen, bleibt der Betrag draußen. Schreibst du im Dezember eine Rechnung und geht das Geld erst im Januar ein, zählt der Betrag ins neue Jahr, was dir am Jahresende einen kleinen Spielraum verschafft, den du allerdings sauber dokumentieren solltest, falls das Finanzamt später nachfragt.
Was passiert, wenn du eine Grenze reißt
Die beiden Grenzen wirken völlig unterschiedlich. Hier hat sich 2025 am meisten geändert, und hier liegt der Fehler, den viele mitschleppen.
Reißt du die 25.000 Euro, läuft das laufende Jahr trotzdem sauber zu Ende. Erst zum 1. Januar darauf bist du regelbesteuert. Dann aber komplett.
Bei mehr als 100.000 Euro im laufenden Jahr ist es härter. Die Steuerbefreiung endet mitten im Jahr, und zwar mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Dieser eine Auftrag ist schon nach den allgemeinen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu versteuern. Übersteigen deine Einnahmen die Grenze, sind alle weiteren Leistungen steuerpflichtige Umsätze.
Ein Beispiel: Du stehst bei 96.000 Euro und schreibst eine Rechnung über 9.000 Euro. Diese 9.000 Euro rechnest du mit Umsatzsteuer ab. Alles davor bleibt steuerfrei. Das ist der größte Unterschied zur alten Fassung, in der du das laufende Jahr noch zu Ende bringen konntest und erst im Jahr darauf wechseln musstest, weshalb ältere Ratgeber an dieser Stelle schlicht falsch liegen.
Und wenn du es zu spät merkst? Dann schuldest du die Steuer trotzdem. Ob dein Kunde die 19 Prozent nachträglich noch überweist, ist eine Frage deiner Verhandlung und keine Pflicht auf seiner Seite.
Wie deine Rechnungen aussehen müssen
Du weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, weil du von der Umsatzsteuer befreit bist. Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag. Stattdessen steht dort ein Satz, der erklärt, warum da nichts steht. Ein Satz genügt.
§ 34a UStDV listet auf, was hinein gehört: dein vollständiger Name und deine Anschrift, Name und Anschrift deines Kunden, deine Steuernummer, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe. Und der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ erfüllt das.
Weist ein Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer aus, wird es unangenehm. Die ausgewiesene Umsatzsteuer kann das Finanzamt von dir verlangen (§ 14c UStG). Du kannst also Umsatzsteuer schulden, die du nie kassiert hast. Korrigieren lässt sich die Rechnung, das kostet aber Zeit.
Von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, bist du befreit. Du darfst weiter PDF oder Papier verschicken (§ 34a UStDV). Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem.
Kein Vorsteuerabzug, und wann dich das Geld kostet
Der Preis für die Vereinfachung steht in § 15 Absatz 2 UStG. Du darfst keine Vorsteuer abziehen. Jede Ausgabe kostet dich brutto. Rechne das einmal durch.
Bei 300 Euro Software im Jahr merkst du davon wenig. Bei einer Ausstattung für 12.000 Euro brutto stecken rund 1.900 Euro Umsatzsteuer drin, die du nie wiedersiehst. Und wenn du gleichzeitig fast nur Firmenkunden hast, die ihre Vorsteuer ohnehin ziehen, verschenkst du dieses Geld ohne jeden Gegenwert, denn diese Kunden hätten den Aufschlag auf deinen Preis niemals gespürt und dir denselben Auftrag auch mit 19 Prozent obendrauf erteilt.
Umgekehrt bei Privatleuten, Vereinen oder Ärzten. Für die ist dein Preis ohne Umsatzsteuer bares Geld. 1.000 Euro netto sind für diese Kunden 1.000 Euro und keine 1.190 Euro.
Wenn du freiwillig verzichtest
Du darfst gegenüber dem Finanzamt erklären, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, auch wenn du unter beiden Grenzen liegst. Dann rechnest du ab wie jeder andere Unternehmer: mit Umsatzsteuer auf der Rechnung, mit der Umsatzsteuervoranmeldung, mit Vorsteuerabzug. Du bist dann verpflichtet, die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Das nennt sich Option zur Regelbesteuerung.
Der Preis dafür ist Zeit. Der Verzicht bindet dich nach § 19 Absatz 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre. Erklären kannst du den Verzicht bis zum letzten Tag des Monats Februar im zweiten Jahr nach dem Besteuerungszeitraum. Für 2026 heißt das: bis Ende Februar 2028. Die Erklärung selbst ist unwiderruflich.
Nach Ablauf der 5 Jahre kommst du wieder heraus, wirksam ab dem Beginn des folgenden Kalenderjahres. Doch die Zeit dazwischen sitzt du ab. Rechne deshalb mit dem ganzen Zeitraum, den du dir einhandelst, und nicht nur mit dem einen Jahr, in dem sich der Vorsteuerabzug rechnet, weil danach noch 4 weitere Jahre mit Voranmeldungen und Fristen auf dich zukommen. Das übersieht fast jeder.
Was das nebenberuflich für dich bedeutet
Startest du neben einem Angestelltenjob, ist dein Gehalt für § 19 UStG ohne Bedeutung. Lohn ist kein Umsatz. Die 25.000 Euro beziehen sich allein auf das, was du selbstständig einnimmst.
Zusammengezählt wird dagegen jede berufliche Tätigkeit, die du als Unternehmer ausübst. Beratung, ein Onlinekurs, Provisionen aus Empfehlungen, eine gewerbliche Vermietung. Du hast eine Grenze, keine pro Standbein.
Denn die Kleinunternehmerregelung hängt an dir als Unternehmer, nicht an deinem einzelnen Projekt. Übersiehst du das, rutschst du mit dem zweiten Angebot unbemerkt über die Grenze. Nimm eine Qualitätsmanagement-Leiterin, 44 Jahre, 16 Jahre Berufserfahrung bei einem mittelständischen Maschinenbauer in Baden-Württemberg: Sie berät freiberuflich zu ISO 9001 und verkauft parallel Vorlagen als Download.
Kommen im dritten Jahr noch 2 Workshops für einen Verband dazu, zählt das Finanzamt Beratung, Downloads und Workshops in einer einzigen Summe, und die 25.000 Euro sind schneller erreicht, als es sich beim Blick auf die einzelnen Rechnungen anfühlt.
So meldest du die Kleinunternehmerregelung an
Der Weg dorthin ist kurz. Ein Formular, ein Kreuz, eine Rechnungsvorlage. Plane einen Nachmittag ein. Mehr braucht es nicht.
1. Tätigkeit beim Finanzamt anzeigen
Innerhalb eines Monats nach dem Start zeigst du deine Tätigkeit dem Finanzamt an (§ 138 AO), wobei die Meldung bei einem Gewerbe oft schon über das Gewerbeamt mitläuft. Freiberuflich meldest du dich selbst.
2. Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
Der Fragebogen läuft elektronisch über ELSTER. Du trägst deine Tätigkeit ein, deine Bankdaten, deinen erwarteten Gewinn und deinen voraussichtlichen Umsatz. Dort gibst du auch an, dass du die Kleinunternehmerregelung anwenden willst, weil du die 25.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten wirst. Rechne dabei ehrlich. Eine Zahl, die du dir schönrechnest, holt dich später ein.
3. Die Umsatzschätzung belegbar machen
Zwei Werte willst du begründen können: den Umsatz im Startjahr und den im Jahr darauf. Leg dir kurz ab, wie du darauf kommst, sei es über offene Anfragen oder eine simple Kalkulation.
4. Das Kreuz für § 19 UStG setzen
Im Fragebogen gibt es einen eigenen Abschnitt dazu. Kreuzt du an, dass du die Kleinunternehmerregelung anwendest, bist du drin. Kreuzt du den Verzicht an, läuft die Bindung über 5 Kalenderjahre ab sofort.
5. Vorlage und Umsatzzähler anlegen
Bau den Hinweis auf § 19 UStG fest in deine Rechnungsvorlage ein. Und leg eine simple Tabelle an, in der du jeden Monat deinen Umsatz seit Jahresbeginn fortschreibst. Ab 20.000 Euro schaust du genauer hin.
Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung
Beides ist erlaubt. Beides hat einen Preis. Die Vor- und Nachteile lassen sich auf eine Frage eindampfen: Was kostet dich mehr? Der Aufwand für Voranmeldungen, Buchhaltung und Fristen steht auf der einen Seite, die Vorsteuer aus deinen Ausgaben auf der anderen, und je nachdem, wie deine Kunden aufgestellt sind, kippt die Rechnung in die eine oder die andere Richtung.
Die Vorteile der Kleinunternehmerregelung liegen im Aufwand. Keine Umsatzsteuervoranmeldung, seit dem Besteuerungszeitraum 2024 auch keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr, solange das Finanzamt sie nicht ausdrücklich anfordert. Dazu ein Preis, der bei Privatkunden konkurrenzfähig bleibt, weil sie keine Umsatzsteuer zahlen.
Dagegen spricht ein einziges Argument, das schwer wiegt: hohe Ausgaben am Anfang. Kaufst du Technik, Kamera, Kurse und Software für mehrere tausend Euro und verkaufst überwiegend an Unternehmen, ist die Regelbesteuerung schlicht billiger. Manche verzichten deshalb bewusst im ersten Jahr, weil sie wissen, dass sie bald über 25.000 Euro landen und den Wechsel dann nicht mitten im Geschäftsjahr erleben wollen. Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist keine Entscheidung für immer.
Wo die Kleinunternehmerregelung aufhört
Sie betrifft die Umsatzsteuer. Sonst nichts. Alles andere läuft daneben weiter.
Mit der Einkommensteuer hat sie nichts zu tun. Der Grundfreibetrag liegt 2026 bei 12.348 Euro und gilt für dich unabhängig davon, ob du § 19 UStG anwendest. Deinen Gewinn ermittelst du weiter, meist über eine Einnahmenüberschussrechnung, und versteuerst ihn ganz normal.
Kleinunternehmer und Kleingewerbe werden ständig verwechselt, dabei ist ein Kleingewerbe nur ein Gewerbe ohne Eintragung ins Handelsregister, ein Begriff aus dem Handelsrecht, der nichts darüber sagt, ob dein Kleinunternehmen unter § 19 UStG fällt. Zwei Paar Schuhe.
Auch die Kleinbetragsrechnung ist etwas anderes. Sie erlaubt bis 250 Euro Bruttobetrag verkürzte Angaben (§ 33 UStDV) und gilt für alle Unternehmer, mit oder ohne § 19 UStG. Als Kleinunternehmer darfst du sie ebenfalls nutzen.
Und verkaufst du in andere EU-Länder, schaust du zusätzlich in § 19a UStG. Seit 2025 kannst du die Steuerbefreiung auch dort nutzen. Dafür brauchst du eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern und meldest deine Umsätze vierteljährlich. Prüf das früh.
Steuerberatung ersetzt dieser Text nicht. Bei 2 Standbeinen, bei Umsätzen im Ausland oder bei einem geplanten Verzicht lohnt sich ein Termin, bevor du irgendwo ein Kreuz setzt.
Der nächste Schritt
Nimm deine Zahlen der letzten 12 Monate und rechne zusammen, was tatsächlich eingegangen ist. Liegst du unter 25.000 Euro und planst keine großen Anschaffungen, setz das Kreuz und arbeite weiter. Liegst du darüber oder kaufst gerade teuer ein, rechne beide Varianten für ein Jahr durch, bevor du dich festlegst. Mehr braucht es nicht.
